Слишком часто случаются проекты, когда приближающийся дедлайн оказывает влияние на каждое действие, каждое принимаемое решение и понесенные потери. Нарастает напряжение, раздражительность по мере уменьшения количества оставшихся до конца срока дней, уже никто не говорит о "высоких стандартах", лишь бы сделать все "на достаточном уровне" и люди понимают, что слово дедлайн ("deadline", англ.) действительно происходит от слова dead - умирать. И в последние оставшиеся моменты, многих настигают мысли: "Как это случилось? Как это я мог предотвратить? И можно ли было вообще предотвратить? "
Итак, на каждый веб-проект есть свои сроки.
Но не каждый дизайнер или разработчик умеет в них укладываться.
Почему мы не укладываемся в сроки? Так как дедлайн - это обозначение точки завершения проекта, все работающие над ним должны понимать роль дедлайна. Часто присутствует график выполнения работ и рассчитанная дата завершения. Суть проста: когда работа требует больше времени, чем ожидалось - сроки будут сорваны.
Дедлайн - это обозначение даты завершения проекта. Но сколько времени займут работы по факту?
Конечно, в ближайшем рассмотрении, любой проект может оказаться сложнее, чем ожидалось. Различные технические сложности и непредвиденные расходы могут потребовать дополнительного времени. Иногда такие новые задачи имеют непререкаемый приоритет, а иногда это лишь значит, что время, отведенное на проект, было рассчитано неверно, и непредвиденности не были учтены.
Но, так или иначе, работу нужно сделать в имеющееся время. Это, конечно, проблема, но не катастрофа.
Классифицируй дедлайны по степени значимости. Самые трудные дедлайны связаны с событиями, которые нельзя перенести: дата, объявленная публике, грядущая специализированная выставка или прописанный в контракте срок. Предприниматели знают, что праздничные продажи должны закончится в Рождество.
Владельцы кинотеатров ожидают, что если запланированный на час дня показ не начнется до двух, то это огорчит киноманов. Аналогично, если запуск сайта привязан к событию, которое происходит в определенное время, то его значимость утрачивается в тот момент, когда событие прошло. Серьезная просрочка имеет очевидные последствия.
Дедлайны существуют не напрасно. Серьезность проблем, которые вызваны их пропуском, после просрочки возрастает многократно.
Дедлайны, связанные с менее значимыми публичными событиями, не становятся от этого менее реальными, однако проект будет еле-еле продвигаться вперед, если сроки сдвигаются. К примеру, навязанная компанией дата, обоснована не столько публичными требованиями, сколько темпераментом менеджеров. Совещания регулярно начинаются на 10 минут позже, потому что «кто-то только подошел».
Самые некритичные дедлайны – это те, которые или не имеют последствий, или установлены на неопределенный момент в будущем. Это не всегда плохо: не всегда сорванные сроки приведут к серьезным неприятностям. Однако для выхода из любого кризиса используются одни и те же методы. Существует множество стратегий управления так называемым кризисом «последней минуты». Большинство из них включают планирование, расстановку приоритетов и определение временных рамок.
Стратегия предотвращения срыва сроков. Старт проекта – это прекрасный момент, чтобы предотвратить возможность появления проблем в будущем. Первое, что приходит в голову: не браться за проекты, которые невозможно выполнить за отведенное время – решение одновременно и очевидное, и сложное. Оплачиваемая работа предполагает дисциплину и уверенность, но если невозможно уложиться в срок, то проект может и не окупиться. Деньги не способны заменить время.
Если срыв сроков приведет к неприятным последствиям, то это воспринимается серьезнее. Стоит составить список достаточных причин, по которым определенные задачи должны быть завершены до заданной даты. Потеря денег, клиентов или других ценностей создает реальный стимул к работе. Планируйте дедлайны, как отдельные задачи, а не как завершения фаз. Вместо «Дело надо закончить к 4 августа 2018» заявляйте «Обзор подготовленного контента следует провести после обеда 4 августа 2018 года». Это привязывает дедлайн к событию, при наступлении которого должны быть готовы результаты. Мини-дедлайны, основанные на конкретных событиях, более действенны, чем общие заявления.
Проще подводить частичные итоги на этапах проекта, чем столкнуться с серьезным невыполнением плана когда времени не останется.
Запланируй неприятные сюрпризы. Однако, не только грозящие неприятности могут стимулировать. Многие люди не выполняют работу в срок из-за совсем непредвиденных обстоятельств. Их нельзя планировать, и каковы бы ни были ваши благие намерения, вы не можете предвидеть будущее. Это стоит осознавать, так как независимо от их природы, проблемы всегда могут возникать.
Если даже все выглядеть хорошо рассчитанным и укладывающимся в график, придумайте проблему сами. Представьте, что она реальна: "надо переделать фото персонала" более правдоподобно чем "внезапно упал сервер". Суть в том, чтобы понять, сможет ли команда справиться с возникшей проблемой и не нарушить критично график. А отсюда можно понять, насколько стоит увеличить сроки при планировании.
План по ключевым задачам может выглядеть примерно так:
Придерживаясь вышесказанного, давайте возьмем половину от 70, это 35 часов. Теперь придумаем проблему: скажем, требуется перепечатать весь контент с бумажных носителей. 35 часов на такое занятие - смешно? Возможно. Однако трудности непредсказуемы по своей природе, а они всегда крадут время из идеального во всем остальном графика.
Сложно планировать неизвестное. Но осознание того, что нельзя обойтись без дополнительного времени, поможет точнее приблизить оценку времени к реальности.
Уменьши угрозы срыва сроков, путем разделения на мини-дедлайны. К исходному времени нужно добавить еще полоску: «время на изменения» или «скидку на неизвестность». Название несущественно, важен сам факт планирования «сюрпризов». Половина запланированного времени - слишком много? Это может оттолкнуть более бедных клиентов, но раздутая смета и финиш раньше срока – меньшее из двух зол.
Делайте мини-дедлайны по ходу проекта. Мини-дедлайны сводят к минимуму проблему "последних минут". Они выступают в роли чекпоинтов, которые показывают, насколько велико отставание от графика на конкретных этапах, если отставание вообще есть.
1. Старт
Пока проект еще не улегся в головах, следует составить список этапов.
2. Первая четверть
Все, вовлеченные в проект, должны иметь представление, способны ли они сработаться.
Работа начинается, и первоначальный бумажный проект сталкивается с суровой реальностью.
3. Половина проекта
Здесь происходит куча работы. Если вы удваивали оценку времени, чтобы учесть «сюрпризы», нужно фактически ориентироваться на запуск проекта прямо сейчас.
4. Третья четверть
Если все были нацелены на запуск к середине графика, то почти все должно быть уже готово.
5. Дедлайн
Запустите проект
6. Обзор
Независимо от успеха или неудачи мероприятия – всем следует спросить себя: как должен бы пройти каждый этап? Что нужно было сделать, чтобы уложиться в любой мини-дедлайн по ходу проекта?
Заметьте, мини-дедлайны основаны на сроке, а не на задаче. Задачи могут усложняться или выходить за рамки запланированного времени, а мини-дедлайны обязаны этому препятствовать. Воспринимайте мини-дедлайны как возможность пересмотреть график работ. Хотя данный подход не способен полностью предотвратить связанные с дедлайном кризисы, он дает возможность обнаруживать и исправлять проблемы по ходу проекта.
Планируй заранее, чем можно пожертвовать.
Каждый проект предъявляет конкретные требования, которые, по существу, и являются причинами существования проекта. Но часто присутствуют и дополнительные требования. Если проект требует А, В и С, затем непременно добавляются D, E и F, но только при условии понимания того, что с ними придется подождать.
К примеру, рекламная рассылка - это важный маркектинговый инструмент для электронной коммерции, но менее важный чем простая и удобная "корзина" на сайте и безопасная система логин/пароль. Аналогично, фотогалерея имеет высокий приоритет. Если дедлайн близок, а программист никак не может побороть баги в AJAX, то скорее всего, создание блога немного подождет. Принятие некоторых задач, как второстепенных, облегчит задачу в случае, если что-то пойдет не так. Конечно же, эти задачи должны быть выполнены, но их дедлайны могут быть несколько позже основного.
Применение. Измерьте время, затрачиваемое вами на выполнение определенных повторяющихся задач. Вы поймете, сколько времени вам требуется, чтобы чувствовать себя комфортно при работе, а не насколько быстро вы можете выполнить ту или иную задачу. К примеру, в графике может быть выделено полчаса на изготовление фавиконки. Но по факту, это займет 8 часов.
Погодите-ка. 8 часов на создание картинки 1616 пикселей? Не многовато ли?
А суть не в этом. Вы не нормируете свою работу, чтобы затем смущенно вздохнуть, глядя на результат. Эффективность труда может быть улучшена позже. Вопрос в том, сколько вам нужно, чтоб чувствовать себя при работе комфортно на данном этапе? В таком случае, ответ - 8 часов.
Дедлайны - это не проблема. Проблемы возникают тогда, когда работа требует больше выделенного времени. Знание того, как быстро вы можете справляться с поставленными задачами - это ключ к идеальному графику работ.
РешениеНе всегда можно предотвратить срыв сроков и последующие неприятности, но даже к самому плохому исходу событий надо иметь профессиональный подход. Подготовьтесь к "сюрпризам", разбейте большие задачи на промежуточные и расставьте приоритеты. Это дань уважения: дедлайны - это бизнес. Не правда ли?